تعریف عدم انطباق چیست؟
عدم انطباق واژه ای است که در حوزه مدیریت سیستم کیفیت به توصبف استانداردها، فرآیندها و یا دستورالعمل های خاص که رعایت نمی شود، می‌پردازد. این مشکل زمانی ایجاد می شود که یک فرآیند با خطا یا اشتباه روبرو می شود، و در نتیجه باعث کاهش کارآمدی فرآیند و در نتیجه عدم رضایت مشتریان می گردد. مشکلات پیش آمده در فرآیندها (عدم انطباق) باعث افزایش هزینه خدمات ارائه شده (از نظر زمانی، مالی، نیروی انسانی و …) می شود و در صورت عدم پیگیری و حل آن، سیستم را با مشکلات زیادی روبرو می کند.
.
تفهیم گزارش‌های عدم انطباق
جهت حل مشکلات عدم انطباق، باید با ثبت موارد عدم انطباق، گزارش های دقیقی ایجاد کرد. این گزارش ها نقش بسیار حیاتی در مدیریت سیستم کیفیت خواهد داشت و سازمان می تواند با استفاده از آنها مشکلات را در زمان زودتری و به صورت دقیق تری حل نماید. در واقع پس از شناسایی عدم انطباق، باید آنها ثبت شود و جزئیات مهمی که در وقوع آن تأثیرگذار بوده است؛ از نظر نوع اشتباه، محل، زمان و موارد تأثیرگذار در آن ثبت گردد. با ثبت این اطلاعات، سازمان درک بهتری از مشکلات و تأثیر آن در فرآیندها و تولید محصول خود خواهد داشت.
هدف اصلی از گزارش های عدم انطباق، تحقیق و بهبود مداوم و پایدار فرآیندهای سازمان است. این امر باعث بهبود فرآیندهای کنترل کیفیت شده و از این طریق می تواند با کاهش تولید محصول کم کیفیت، باعث افزایش رضایتمندی مشتریان گردد.
راهنمای گام به گام نگارش گزارش عدم انطباق
گام اول: شناسایی عدم انطباق
اولین مرحله در فرآیند عدم انطباق، شناسایی دقیق علل عدم انطباق و ثبت متغیرهای تأثیرگذار در ایجاد عدم انطباق است. در این گزارش ها، باید اهمیت ویژه ای به شناسایی دقیق علل آن و جزئیات مشاهده شده باشد تا بتوان گزارش دقیقی به دست آورد. اطلاعاتی مانند نوع عدم انطباق، زمان و مکان رخداد آن، انواع ناهماهنگی ها در فرآیندها و افراد دخیل در آن باید بررسی و شناسایی گردند.
گام دوم: جمع آوری اطلاعات ضروری
پس از شناسایی دقیق عدم انطباق، باید تمامی اطلاعات مرتبط به آن جمع آوری و ثبت شود. اطلاعات دقیقی که در مرحله اول ذکر شد، می تواند فهم بهتری از ابعاد حادثه رخداده شده، تهیه نماید.
گام سوم: تجزیه و تحلیل دلایل اصلی
بعد از جمع آوری عدم انطباق، باید موارد عدم نطباق تجزیه و تحلیل شوند که این فرآیند نقش بسیار مهمی در درک علل مشکل در فرآیندها ایجاد می کند. این مرحله شامل بررسی عوامل تأثیرگذار در ناهماهنگی استانداردها است. در طول این تجزیه و تحلیل، ابعاد مختلف عدم اتنطباق شاتمل فرآیندها، دستورالعمل‌ها، نیروی انسانی و تجهیزات و … مورد بررسی قرار می گیرد تا بستری برای اقدامات اصلاحی موثر در حل آن تهیه شود.
گام چهار: اجرای اقدامات اصلاحی
پس از بررسی تمام ابعاد ایجاد عدم انطباق، برنامه ای دقیق برای رفع آن ایجاد می شود. این مرحله شامل شناسایی دقیق اقدامات، تعیین مسئولین مربوطه و زمان بندی برای اصلاح مناسب عدم انطباق می باشد. برای جلوگیری از تکرار عدم انطباق ها، اقدامات متنوعی شامل بهبود فرآیندها و دستورالعمل ها، تعمیر تجهیزات، آموزش کارکنان و یا حتی نوشتن استانداردهای جدید را شامل می شود.
گام پنجم: نظارت و اندازه‌گیری
متاسفانه در بسیاری از سازمان به مرحله نظارت و اندازه گیری در فرآیند عدم انطباق توجه ای نمی شود. برای یک سازمان بسیار حیاتی است که بعد از اصلاح عدم انطباق، برای بررسی عدم رخداد مجدد آن، با نظارت بر شاخص های اساسی و معیارهای عملکردی، تمامی مراحل فوق مورد بازرسی و نظارات قرار گیرند تا بتوانیم از عدم رخداداد آن در آینده اطمینان حاصل کنیم.
